Letztens sprach mich eine Kundin – nennen wir sie mal Karin – an und fragte wie es überhaupt mit der DSGVO und Dropbox aussieht Ihre Frage war nicht ganz unberechtigt bin seit dem 25. Mai 2018 müssen ja alle EU-Bürger neue Vorschriften zum Verarbeiten und Speichern von personenbezogenen Daten einhalten. Das betrifft Karin und Ihre Kundendaten ebenso wie jeden anderen Unternehmer in Deutschland

So ganz einfach wie sich die Sachlage in Ihrem Fall verhält, konnte ich auch leider keine zuverlässige Antwort geben. Aber ich denke Dropbox, Google-Drive und Microsoft OneDrive sind nicht unbedingt die beste Wahl um alle Vorschriften sukzessive einzuhalten.

Zwar hat Google einen Standort in Dublin aber diese tauschen regelmäßig Daten mit Servern in Amerika aus und denen sind Vorschriften und Bedingungen die in der EU beschlossen werden wohl eher egal.

Karin führt einen kleinen Malerbetrieb mit vier Angestellten.
Sie hat im Büro einen Computer und noch ein Notebook was immer nur zu Hause herum steht und ein iPad, dass Sie auch mit zum Kunden und zu den Baustellen mit nimmt. Außerdem verfügt sie über eine Synology DiskStation 216, die eigentlich kaum zum Einsatz kommt. Zumindest konnte Sie mir nicht ganz genau erklären, warum Sie diese einmal angeschafft hatte.

Karin fährt öfters abends und am Wochenende noch mal ins Büro, um dort den Bürokram, der so anfällt, zu erledigen. Angebote und Aufträge durchsehen, Rechnungen schreiben und Kontostand abfragen usw.. Halt eben das, was so ein selbstständiger Handwerker eben alles nach den Kundenbesuchen noch so machen muss.

Früher hat sie noch die Dropbox benutzt um Ihre Angebote und Besuchsberichte oder Kundenfotos zwischen dem Notebook zu Hause und dem PC im Büro zu synchronisieren. Allerdings funktioniert das schon seit geraumer Zeit nicht mehr ordentlich und im Zuge der DSGVO war eine Reparatur der Funktion auch nicht mehr ganz so dringlich. Die Lösung das ganze per E-Mail hin und her zu schicken, führte zu einen Chaos, weshalb das keine Option mehr war.

Diese Informationen reichen schon aus um ein Konzept zu erstellen.
Die Lösung ist eine “Eigene Private Cloud”, die sich mit ihrer mit ihrer Diskstation auch einfach umsetzen lässt..Da Sie ihre Rechnungen, Angebote und andere Kundeninformationen meist in Excel und Word oder als PDF-Dokumenten speichert, war die Sache für mich eigentlich schon klar.
Im Büro, wo auch die Synology steht, haben wir die Cloud-Dienste installiert und den Freigegebene Ordner direkt als Netzlaufwerk in Ihrem Büro PC eingebunden. Jetzt speichert sie alle Vorgänge und Bilder zu ihren Kundenprojekten, direkt auf dem Netzlaufwerk, also auf Ihrer Diskstation.

Das ist die Grundvoraussetzung für Ihre “eigene Cloud”

Auf dem Notebook welches ja eh schon vordringlich “nur zu Hause verwendet” wird, installierten wir kurzer Hand den passenden Cloud-Station-Client für Windows. Jetzt synchronisiert das Notebook, die Daten vollkommen automatisch mit dem Datenbestand der Synology im Büro. Damit hat sich Karin jetzt schon mal viele Wege ins Büro gespart, da Sie jetzt ihre Arbeitsberichte und Aufträge nun auch von zu Hause aus bearbeiten kann.
Hier haben wir dann gleich ein bisschen an Ihrer Lebensqualität gefeilt. Jetzt ist Karin öfters mal früher zu Hause und kann Ihre Familie genießen.

Natürlich habe ich bei der Gelegenheit sofort eine neue passenden Ordnerstruktur angelegt damit sie ihre Kundendaten nicht wild und wahllos auf dem Netzlaufwerk speichert, sondern alles Kunden- und Projekt-bezogen wieder findet.
Als i-Tüpfelchen haben wir dann noch das iPad mit der Synology Cloud Station App mit ihrer Synology in der Firma verknüpft. Somit kann Sie jetzt auch Fotos und Besuchsberichte die sie vor Ort mit dem iPad erstellt, sofort in ihre eigene Cloud hochladen und hat von zu Hause sowie auch vom Büro aus, sofort Zugriff auf die aktualisierten Daten und Bilder.
Auch die Fotos die Sie als Referenz auf ihrer Homepage einsetzen möchte, lädt Sie jetzt direkt mit dem iPad auf ihre Synology Cloud ohne dafür erst Dropbox oder ein Microsoft-Konto einrichten zu müssen.
Der entscheidende Vorteil der privaten Cloud macht sich hier aus der Kombination von Usability und Kompatibilität bemerkbar.und der Gewissheit, dass Karin selbst bestimmen kann, wer Zugriff auf Ihre Daten hat.

Das Dropbox-Konto hat Sie mittlerweile abgemeldet und die Software von ihren Computern verbannt. Ab sofort sichert Karin ihre Daten ausschließlich nur noch in ihrer privaten Cloud und hat die volle Kontrolle über ihre Daten.

So ganz nebenbei haben wir natürlich auch noch eben schnell die Datensicherung ihres Arbeitsplatzes Computers auf der Synology eingerichtet, da hier noch genug Platz für solche Aufgaben vorhanden war.

Karin hat sich nach ein paar Tagen noch mal gemeldet und wollte mit Ihre Erfahrungen mit Ihrer eigen Cloud mitteilen. Daraus entstand auch die Idee zu diesem Beitrag. Sie bat mich aber noch unbedingt hervorzuheben, dass Sie überrascht ist, wie gut Ihr System jetzt funktioniert. Laut Ihrer Aussage ist Sie jetzt am Wochenende fast immer zu Hause (zumindest nicht im Büro), da Sie Ihren “Bürokram” dank meiner Unterstützung, nun endlich auch bequem von zu Hause aus erledigen kann.

Das nächste Projekt mit Mail und mobilen Office steht schon in der Planung. Ideen hat Sie ja genug und für den reibungslosen Ablauf habe ich ja schon gesorgt.

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