Synology bietet mit einem eigenen Chat-Server für Firmen und Unternehmen eine hervorragende Möglichkeit endlich auf Skype und Co. zu verzichten und bietet damit einen weiteren Schritt in sein Unternehmen ein bisschen mehr DSGVO konform zu gestalten.
Chat ist die neue und schnelle Kommunikation in einer modernen Firma, Grund genug uns einmal die grundsätzlichen Möglichkeiten des Synology CHAT-Systeme etwas näher anzusehen:
Einsatzgebiete Chat:
Im Firmennetzwerk
Innerbetriebliche Kommunikation muss heute schnell gehen und das ist mit der guten alten E-Mail, nicht immer einfach zu bewerkstelligen. Die digitalen Postfächer werde täglich mit so viel unsinnigen und vollkommen überflüssigen Nachrichten geflutet, dass man schon seine Mühe hat, die wirklich wichtigen und eiligen Nachrichten zu ermitteln. Viele Betriebe setzen daher auf Messaging-Systeme wie Skype oder WhatsApp und verstoßen jeden Tag gegen die DSGVO Vorschriften um die Kommunikation flüssig zu halten.
Gerade WhatsApp auf einem Firmenhandy oder dem Arbeitsplatz PC ist dabei alles andere als datenschutzkonform und kann im schlimmsten Falle schwere Bußgelder nach sich ziehen, deshalb wird es Zeit sich nach einer neuen Lösung umzusehen.
Synology Besitzer sind klar im Vorteil
Genau hier hat Synology bereits eine Lösung in die NAS Systeme – und das auch noch kostenfrei – implementiert und mit dem Programm Synology Chat Server ein eigenen Kommunikationsmodul an, welches im Idealfall sogar den strengen DSGVO-Vorschriften aus Brüssel standhält. Anstatt die Kommunikation zwischen dem Innen- und dem Aussendienst, oder den Mitarbeitern aus den einzelnen Abteilungen untereinander, über irgendwelche amerikanischen oder chinesische Server zu steuern, geht das mit der Synology NAS ganz einfach über die eigene Synology.
Die gesamte Kommunikation (Chat) läuft dann nur noch über die eigenen Server und kann mit wenigen Schritten vom IT-Experten oder dem Syno-Admin eingerichtet werden. Über sogenannte Kanäle ( nicht anderes wie Chatgruppen ) können die Mitarbeiter einer oder mehrerer Abteilungen zusammen gefasst werden und mit der kompletten Gruppe oder mit Einzelnen Kollegen chatten. So kann ein z.B. ein Statusbericht über die Reparatur vom Monteur im Kanal der Werkstatt symbolisiert werden und der Vertrieb oder Innendienst kann dann den Kunden über die Fertigstellung informieren.
Neben der typischen Chatfunktion, können auch links zu abgelegten Dokumenten auf der Synology in die Konversation eingebunden werden, die schnell über das schwarze Brett des Kanals wieder aufgefunden werden. Das ist ein klarer Vorteil gegenüber anderen Chatsystemen, da hier der gesamte Thread durchforstet werden muss, um das wichtige Dokument wieder zu finden.
Ebenfalls lassen sich Aufgaben direkt mit dem Chat über das Kalendermodul steuern und mit dem Synology-Kalender verknüpfen. Webhooks und Chat Bots erweitern die Funktionalität und machen Synology Chat damit zu einem echten Allrounder und Konkurrenz zu Skype. Selbst Video-Chats sind nach der Einbindung von Dritthersteller-Plugins möglich.
Ein Client für jedes System
Der Chat-Client steht für sämtliche Betriebssysteme zur Verfügung und findet sich im Play Store und App Store für Smartphones wieder. Als besonderes Plus gilt das Webinterface, dort können Teilnehmer sich am Chat beteiligen, ohne dafür ein Client-Programm zu installieren. In der Chat-Webseite stehen dem Anwender fast die gleichen Möglichkeiten bereit, wie sie auch beim installierten Clienten zu finden sind.
Eine grobe Übersicht über die Chatfunktionen auf der Synology haben wir hier im Video einmal zusammen gestellt:
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