Die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsbriefen ist seit dem 01. Januar 2017 Pflicht geworden.

Der Gesetzgeber sieht vor das sämtliche Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sein könnten unter die neue Regelung der „ordentlichen Buchführung“ fallen und somit speziell behandelt bzw. aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen auch Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnung sowie Geschäftsbriefe und zwar unabhängig davon ob Sie digital per Mail oder auf dem Postweg versendet und empfangen wurden.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten auch für E-Mails

Seit dem 01. Januar 2017 tritt die neue Regelung (GoDB) zur Langzeitarchivierung für für geschäftliche Unterlagen endgültig in Kraft. Die Grundsätze zum ordnungsgemäßen Führen und Archivieren von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form (kurz BoBD), gelten für alle Unternehmer und Firmen die der Buchhaltung verpflichtet sind. Die Folgen bei Nichteinhaltung, sind mit hohen Strafen und Bußgeldern versehen und können vom Finanzamt geahndet werden.

Ordnungsgemäße Buchführung gilt auch für E-Mail Verkehr

Die GoBD löst die bisherigen Regelungen der GDPdU (aus 2001) ab und verpflichtet alle betroffenen Unternehmen Ihre IT-Infrastruktur noch einmal neu zu überdenken und ggfs. Maßnahmen zu ergreifen um die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften „rechtskonform“ abzuwickeln. Es gelten nun neue Aufbewahrungsfristen und auch die digitale Kommunikation muß dann für 6-10 Jahre „rechtskonform“ aufbewahrt werden.

Wer seine Pflichten zur digitalen Langzeitarchivierung nicht nachkommt und der Anforderung von Datenmaterial bei einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, weil er sich zu diesem Thema noch keine Gedanken gemacht hat, wird kurzer Hand vom Finanzamt mit einer Schätzung belegt. Das geht natürlich zu Lasten des Unternehmens und kann unter Umständen sehr kostspielig werden. Unter die neue Regelung des GoDB fallen jeglicher digitaler Schriftverkehr unter anderem auch Mails und seit Januar 2017 auch DV-Kassensysteme.

E-Mails müssen „Rechtskonform“ archiviert werden

Steuerlich relevante Mails müssen vollständig und zugriffssicher aufbewahrt werden. Das bedeutet, das eine nachträgliche Veränderung oder Bearbeitung ausgeschlossen sein muß. Außerdem ist der Zeitstempel sowie die digitale Signierung der Nachricht samt Inhalt von entscheidender Bedeutung. Dazu reicht das einfache exportieren in ein lokales Archiv oder in die Cloud bei weitem nicht aus und entspricht in keinster Weise den Anforderungen des GoDB.

Zusätzlich müssen die Unterlagen noch gegen Manipulation und Löschung geschützt werden, was mit professionellen DMS (Dokumenten Mangement Systemen) erreicht werden kann. Auch der Exchange 2016 kennt diese Thematik bereits und kann entsprechend lizenziert und eingerichtet werden um die E-Mail Nachrichten rechtskonform zu archivieren und damit den Anforderungen an den GODB-Richtlinien zu genügen.

Für Unternehmen die keine teuren Exchange-Lizenzen nutzen möchten und trotzdem auf der sicheren Seite sein möchten, gibt es kleine schwarze Blackboxen (UMA) die sich vollautomatisch um die gefoderte Archivierung von geschäftlichen E-Mail kümmern. Ein weiterer Vorteil von UMA-Systemen ist die Backup-Funktion, da jede relevante Mail durch doie Archivierung bereits zusätzlich gesichert wurde und ein lokaler Datenverlust aus dem Postfach schnell mit wenigen Handgriffen zu lösen wäre.

Da sich Outlook als der Quasi-Standard in der Geschäftswelt durchgesetzt hat, bieten viele UMA auch eine passenden Outlook Integration an und bieten  damit Sicherheit und einen einen schnellen Zugriff auf das Archiv an.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen:
Digitale Geschäftsunterlagen sind laut GoBD für sechs bis zehn Jahre zu sichern

Sämtliche steuerlich relevanten Aufzeichnungen aus der Warenwirtschaft, Kassensysteme, CRM und Kundensysteme, Lohnabrechnung oder Zeiterfassung müssen sicher archiviert werden und jederzeit auf Verlangen abrufbar sein. Sobald Belege anfallen müssen diese nach den Regelungen der GoDB behandelt werden und die Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

Zur rechtskonformen Archivierung von Geschäftsfällen eigenen sich sogenannte Cloudlösungen oder eigene DM-Systeme. Für den Exchange-Server gibt es eine UMA-Lösung die als Standalone-Gerät oder in virtueller Form eingesetzt werden kann.

Im gleichen Zuge wird dadurch das Exchange-Postfach merklich entlastet, da viele Mails nach der Archivierung gelöscht werden können. Dadurch steigern Sie die Performance beim Exchange-Client Outlook besonders, was sich gerade beim Durchsuchen eines Postfachs enorm bemerkbar macht.

Wir bieten Ihnen diese Leistung an:

Standalone Lösung oder virtuelle Lösung

Features:

  • Entlastung Ihres Exchange-Servers
  • Erfüllung der Anforderungen des GoDB
  • Sortierung, Katalogisierung und Indizierung von Mails und PDF-Anhängen
  • automatische E-Mail-Archivierung im laufenden Betrieb
  • Microsoft Outlook Integration
  • Zugriff auf das Archiv
  • Schnelle und einfache Wiederherstellung von E-Mail Nachrichten und Anhängen
  • leistungsstarke Suchmaschine für Mails und PDF-Dokumente
  • vollkommen deutsches Produkt
  • Live Support
  • Einrichtung und Inbetriebnahme

 

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