mit automatischen Formatierungen kann Outlook bestimmte Nachrichten farblich kennzeichnen oder in einer größeren Schrift anzeigen, so dass Sie sie sofort erkennen. Sie müssen Outlook nur einstellen, welche Nachrichten in welcher Form oder Farbe hervorgehoben werden sollen. Wie einfach das funktioniert zeige ich mal …

Im meinem Beispiel setzen ich die automatische Formatierung dazu ein, alle E-Mails eines bestimmten Absender im Posteingang farblich hervorzuheben. So fällt die Nachricht im Posteingang sofort auf, weil Sie von einer wichtiger Personen ist. Um die Automatikfunktion einzuschalten, führen wir folgende Schritte aus:

  • Wechseln in den Posteingang von Outlook.
  • Bei Outlook 2010 in der Ribbonleiste die Karte Ansicht auswählen und dort Ansichtseinstellungen ändern. In den älteren Outlook-Versionen geht das im  Menü Ansicht – und nur in Outlook 2003 zusätzlich das Untermenü Anordnen nach und wählen nun die Aktuelle Ansicht-Aktuelle Ansicht anpassen an.
  • Jetzt klicke ich auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung (bei 2010) bzw. Autom. Formatierung.

Dialog Outlook 2010 Regeln einstellen

  • das nächste Dialogfenster zeigt an, dass bereits einige Standardregeln für die automatische Formatierung vorhanden sind. Diese automatisch erstellten Regeln sorgen zum Beispiel dafür, dass ungelesene Nachrichten im Posteingang fett dargestellt werden. Um eine eigene Regel zu erstellen, klicken ich auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.
  • jetzt geht dieses Fenster auf
Outlook Regeln erstellen

Outlook 2010 bedingte Formatierung.

  • jetzt kann ich mit dem Schalter hinzufügen eine oder auch mehrere E-Mail-Adressen definieren und die Kriterien bestimmen, nach denen Outlook eine automatische Formatierung durchführen soll. In meinem Beispiel sollen Nachrichten bestimmter Absender Lila hervorgehoben werden. Ich gebe nun die E-Mail-Adressen dieser Personen in das Feld Von ein. Mehrere Personen bzw. e-Mail Adressen trennt man jeweils durch Semikolons. Genauso gut könnte ich auch gleich eine ganze Absenderdomäne (wie z.B. @microsoft.de) festlegen, indem ich nur den hinteren Teil, also nur den Teil der Adresse ab dem @-Zeichen eintrage. Das könnte dann in etwa so aussehen:

abuero@itservice-dortmund.de; buero@wichtiger-kunde.de; @microsoft.de

Nachdem alle Filterkriterien eingestellt sind, klicken Sie auf Ok, um zum Dialogfenster der Formatierungsregeln zurückzukehren.

  • jetzt kann ich hier die Schriftart und Farbe festlegen, wie die E-Mail im Posteingang dargestellt werden soll.
  • in meinem Beispiel würden nun alle Mail von Microsoft.de und von abuero@itservice-dortmund.de, sowie von buero@wichtiger-kunde.de mit einer anderen Farbe und fetter Schriftart im Postaingang dargestellt werden
  • Am Ende schließen wir alle geöffneten Dialogfenster mit Ok zu .

Ihre Formatierungsregeln sind sofort aktiv, das heißt, dass die E-Mails, die den Filterkriterien entsprechen, sofort in der angegebenen Schriftart angezeigt werden. Sie werden feststellen, dass Ihr Posteingang dadurch noch schneller zu überblicken ist.

Solche automatische Formatierungen sind nicht auf den Posteingang beschränkt, sondern können auch in anderen Ordnern z.B. “Gesendete Elemente” oder in anderen E-Mail-Ordnern angewendet werden.

Und sogar bei den anderen Ordnertypen von Outlook, wie Aufgaben, Kalender, Kontakte steht Ihnen die automatische Formatierung zur Verfügung – mitunter aber nur, wenn die Ordner z.B. Kontakte in Tabellenform angezeigt werden.

viele Spaß beim probeiren…

euer PC-Doktor